Teil 3 Dokumentation

3.1 Start/Stop Zeiterfassung

Der einfachste Weg, um Ihre Arbeitszeit zu erfassen, ist die Start/Stop Zeiterfassung.  Sobald Sie diese starten, erscheint oben rechts eine kleine Leiste mit Ihrer Arbeitszeit. Sie können entweder in dieser Leiste oder mit dem selben Button am rechten Rand die Arbeitszeitaufzeichnung wieder stoppen.

Wenn Sie Ihre Arbeitszeit über die Start/Stop Automatik erfassen, werden die Arbeitszeiteinträge immer als Entwurf gespeichert. Sie können die Einträge also nochmals korrigieren, bevor Sie sie endgültig einreichen.

3.2 Arbeitszeiteintrag

Sie haben natürlich auch die Möglichkeit, Arbeitszeiten manuell zu erfassen. Klicken Sie dazu auf den Button zum Erstellen neuer Einträge (Klemmbrett mit Pluszeichen) am rechten Rand und wählen Sie das Symbol für Arbeitszeit (Uhr). Sie können nun den Startzeitpunkt und den Endzeitpunkt Ihrer Arbeit sowie eine Pause erfassen. Sie haben auch die Möglichkeit, dem Eintrag eine Beschreibung und einen Kommentar hinzuzufügen.

Sie können den Arbeitszeiteintrag auch für weitere Teammitglieder anlegen, wenn diese dem Arbeitsschritt zugeteilt sind. Markieren Sie dazu einfach alle oder einzelne Teammitglieder aus der Liste.

Der Eintrag wird nach betätigen des SPEICHERN Buttons automatisch als EINGEREICHT gespeichert. Sie können jedoch den Umschaltknopf betätigen, um den Eintrag lediglich als ENTWURF zu speichern.

Beim Anlegen eines Arbeitszeiteintrags, können Sie folgende Informationen beifügen:

Feld

Beschreibung

Startzeitpunkt

Arbeitsbeginn

Endzeitpunkt

Arbeitsende

Pause

Länge der Pause

Beschreibung

Beschreibung des Eintrags

Kommentar

Kommentar zum Eintrag

Wenn Sie einen Eintrag nur als Entwurf speichern, können Sie diesen im Nachhinein noch im Bereich Einträge bearbeiten und endgültig Einreichen.

3.2 Reisezeiteintrag / Fahrtenbucheintrag

Um Ihre Reisezeiten zu erfassen, klicken Sie auf den Button zum Erstellen neuer Einträge (Klemmbrett mit Pluszeichen) am rechten Rand und wählen Sie das Symbol für Reisezeit (Auto). Sie können nun den Startzeitpunkt und den Endzeitpunkt Ihrer Reise erfassen sowie dem Eintrag eine Beschreibung und einen Kommentar hinzufügen.

Der Eintrag kann gleichzeitig als Fahrtenbucheintrag genutzt werden, indem Sie auch das Transportmittel, Start- und Zielort sowie den Kilometerstand angeben.

Sie können den Reisezeiteintrag auch für weitere Teammitglieder anlegen, wenn diese dem Arbeitsschritt zugeteilt sind. Markieren Sie dazu einfach alle oder einzelne Teammitglieder aus der Liste und markieren Sie die einen oder mehrere Personen als Fahrer.

Der Eintrag wird nach betätigen des SPEICHERN Buttons automatisch als EINGEREICHT gespeichert. Sie können jedoch den Umschaltknopf betätigen, um den Eintrag lediglich als ENTWURF zu speichern.

Beim Anlegen eines Reisezeit- bzw. Fahrtenbucheintrags, können Sie folgende
Informationen beifügen:

Feld

Beschreibung

Startzeitpunkt

Reisebeginn

Endzeitpunkt

Reiseende

Beschreibung

Beschreibung des Eintrags

Kommentar

Kommentar zum Eintrag

Transportmittel

Transportmittel der Reise

Fahrer

Zur Markierung von aktiver Reisezeit

Startort

Startort der Reise mit Kilometerstand des Fahrzeugs

Zielort

Zielort der Reise mit Kilometerstand des Fahrzeugs

3.3 Speseneintrag

Um Spesen zu erfassen, klicken Sie auf den Button zum Erstellen neuer Einträge (Klemmbrett mit Pluszeichen) am rechten Rand und wählen Sie das Symbol für Spesen (Eurozeichen). Sie können nun den Zeitpunkt und die Höhe Ihrer Ausgaben erfassen sowie dem Eintrag eine Beschreibung und einen Kommentar hinzufügen.

Sie haben auch die Möglichkeit, dem Eintrag ein Foto der Rechnung anzuhängen, indem Sie beim Menüpunkt Bilder & Dokumente auf den Button zum Erstellen eines Fotos (Kamera) klicken.

Ebenso können Sie dem Eintrag ein Dokument anhängen, welches sich bereits auf ihrem Computer befindet. Klicken Sie dazu beim Menüpunkt Bilder & Dokumente auf den Button Dokumente (Gerahmtes Bild) und wählen Sie im Dateibrowser das gewünschte Dokument.

Der Eintrag wird nach betätigen des SPEICHERN Buttons automatisch als EINGEREICHT gespeichert. Sie können jedoch den Umschaltknopf betätigen, um den Eintrag lediglich als ENTWURF zu speichern.

Beim Anlegen eines Speseneintrags, können Sie folgende Informationen beifügen:

Feld

Beschreibung

Zeitpunkt

Zeitpunkt der Ausgabe

Betrag

Summe der Spesen

Beschreibung

Beschreibung des Eintrags

Kommentar

Kommentar zum Eintrag

Bilder & Dokumente

Foto der Rechnung

3.4 Mangeleintrag

Um einen Mangel zu erfassen, klicken Sie auf den Button zum Erstellen neuer Einträge (Klemmbrett mit Pluszeichen) am rechten Rand und wählen Sie das Symbol für Mängel (Warndreieck). Sie haben unter anderem die Möglichkeit, Abweichungstyp und Kategorie zu definieren, ein betroffenes Material aus dem Materialkatalog zu wählen oder den verursachten Zeitverlust anzugeben. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, dem Eintrag ein Foto oder Dokumente anzuhängen.

Der Eintrag wird nach betätigen des SPEICHERN Buttons automatisch als EINGEREICHT gespeichert. Sie können jedoch den Umschaltknopf betätigen, um den Eintrag lediglich als ENTWURF zu speichern.

Beim Anlegen eines Mangeleintrags, können Sie folgende Informationen beifügen:

Feld

Beschreibung

Zeitpunkt

Zeitpunkt zum Auftreten des Mangels

Abweichungstyp

Art der Abweichung

Kategorie

Kategorie des Mangels

Beschreibung

Beschreibung des Mangels

Provisorische Lösung

Provisorischen Lösung des Mangels

Bestellnummer

Bestellnummer

Material

Vom Mangel betroffenes Material

Modell

Vom Mangel betroffenes Modell

Kostenstelle / Abteilung

Betroffene Kostenstelle / Abteilung

Zeitverlust

Durch den Mangel entstandener Zeitverlust

Beschreibung

Beschreibung des Eintrags

Kommentar

Kommentar zum Eintrag

Bilder & Dokumente

Foto des Mangels

3.5 Messwerteintrag

Um Messgrößen und Zählerstände zu erfassen, klicken Sie auf den Button zum Erstellen neuer Einträge (Klemmbrett mit Pluszeichen) am rechten Rand und wählen Sie das Symbol für Detailerfassung (Messschieber). Sie können nun die Art und Einheit der Messung festlegen sowie eine Beschreibung und einen Kommentar hinzufügen. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, dem Eintrag ein Foto oder Dokumente anzuhängen.

Der Eintrag wird nach betätigen des SPEICHERN Buttons automatisch als EINGEREICHT gespeichert. Sie können jedoch den Umschaltknopf betätigen, um den Eintrag lediglich als ENTWURF zu speichern.

Beim Anlegen eines Messwerteintrags, können Sie folgende Informationen beifügen:

Feld

Beschreibung

Zeitpunkt

Zeitpunkt der Messung

Art der Messung

Summe der Spesen in beliebiger Währung

Wert

Numerisches Ergebnis der Messung

Einheit

Einheit der Messung

Beschreibung

Beschreibung des Eintrags

Kommentar

Kommentar zum Eintrag

Bilder & Dokumente

Foto des Mangels

3.6 Materialverbrauchseintrag

Um Ihren Materialverbrauch zu dokumentieren klicken Sie auf den Button zum Erstellen neuer Einträge (Klemmbrett mit Pluszeichen) am rechten Rand und wählen Sie das Symbol für Materialverbrauch (Zündkerze). Sie können nun das Material aus dem Materialkatalog und die verbrauchte Menge angeben.

Der Eintrag wird nach betätigen des SPEICHERN Buttons automatisch als EINGEREICHT gespeichert. Sie können jedoch den Umschaltknopf betätigen, um den Eintrag lediglich als ENTWURF zu speichern.

In WorkHeld gibt es drei verschiedene Materialtypen: Verbrauchsteile, Ersatzteile und Montagematerial. Sie können lediglich für Ersatzteile und Montagematerial einen Materialverbrauchseintrag erstellen.

Beachten Sie, dass der Ersatzteile an die Inventarliste gekoppelt sind. Wenn Sie deren Verbrauch dokumentieren, wird Ihre Inventarliste entsprechend angepasst. Sie können keinen Ersatzteilverbrauch dokumentieren, der zu einem negativen Bestand führen würde.

Beim Anlegen eines Materialverbrauchseintrags, können Sie folgende Informationen beifügen:

Feld

Beschreibung

Material

Verbrauchtes Material

Verbrauchte Menge

Verbrauchsmenge des Materials

Beschreibung

Beschreibung des Eintrags

Kommentar

Kommentar zum Eintrag

3.7 Bautagebucheintrag

Um einen Bautagebucheintrag zu erstellen, klicken Sie auf den Button zum Erstellen neuer Einträge (Klemmbrett mit Pluszeichen) am rechten Rand und wählen Sie das Symbol für die Bautagebucheinträge (Tagebuch). Sie können nun die Wetterlage, die genutzten Werkzeuge, empfangene Lieferung und besondere Vorfälle dokumentieren.

Der Eintrag wird nach betätigen des SPEICHERN Buttons automatisch als EINGEREICHT gespeichert. Sie können jedoch den Umschaltknopf betätigen, um den Eintrag lediglich als ENTWURF zu speichern.

Beim Anlegen eines Bautagebucheintrags, können Sie folgende Informationen beifügen:

Feld

Beschreibung

Zeitpunkt

Zeitpunkt der Messung

Wetterlage

Wetterlage

Temperatur

Temperatur

Kommentare zum Wetter

Kommentare zur Wetterlage

Genutzte Werkzeuge

Liste von an diesem Tag genutzten Werkzeugen

Empfangene Lieferungen

Liste von an diesem Tag empfangenen Lieferungen

Vorfälle

Liste von Vorfällen und besonderen Ereignissen

Beschreibung

Beschreibung des Eintrags

Kommentar

Kommentar zum Eintrag

Bilder & Dokumente

Fotos für Bautagebucheintrag

Der Bautagebucheintrag wird erst durch andere Einträge (z.B. Mangeleinträge) sowie eine Unterschrift komplett. Sie können dazu einen Bautagebuchbericht erstellen, welcher alle notwendigen Einträge beinhaltet.

3.8 Checklisten

Einem Arbeitsschritt kann eine Checkliste angehängt sein, welche in der Übersicht zum Arbeitsschritt angezeigt wird. Durch einen Klick auf die Checkliste öffnet sich diese und sie kann abgearbeitet werden.

Beim ersten Check (1 Serialnummer) auf der Checkliste muss lediglich die Seriennummer in dem leeren Feld eingefügt werden. Weitere Angaben sind nicht notwendig.

Der zweite Check (2 Sichtprüfung) auf der Checkliste ist ein klassischer Checklistenpunkt, dessen Ausführung bestätigt werden muss, indem der Button vom Wert „Nein“ auf „Ja“ umgelegt wird.

Beim dritten Check (3 Leergewicht) muss nicht nur das Leergewicht in dem leeren Feld eingefügt werden, sondern es ist auch notwendig die Einheit der Messung zu definieren. Sie können die Einheit dabei ganz einfach aus dem Drop Down Menü auswählen.

Beim letzte Check (6 Zeitpunkt der Abnahme) muss ein Datum sowie eine Uhrzeit angegeben werden. Sie können diese aus dem Drop Down Menü auswählen.

Jedem Check einer Checkliste kann durch einen Klick auf das Kommentarsymbol (Sprechblase) ein Kommentar hinzugefügt werden. Der Kommentar wird automatisch mit dem Eintrag gespeichert.

Erst nachdem ein Checklistenpunkt vollständig ausgefüllt wurde, wird der Button zum Speichern des Checks (Diskette) aktiviert. Beim Speichern eines Checklistenpunkts wird jeweils ein Messwerteintrag erstellt, welcher wie normale Messwerteinträge in der Übersicht aller Einträge angezeigt wird und in Berichten aufgenommen werden kann.

Auch wenn Sie Checklistenpunkte speichern und dadurch entsprechende Messwerteinträge generiert wurden, wird Ihnen die Checkliste als leer angezeigt, wenn sie den Arbeitsschritt mit der Checkliste verlassen und zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen.

3.9 Dokumentation ohne Auftrag

Es ist möglich, Arbeiten zu dokumentieren, welche Ihnen nicht in Form eines Projekts / Einsatzes zugeteilt wurden. Klicken Sie dazu auf das AUFTRÄGE Icon (Schraubenschlüssel) am äußeren linken Rand der WorkHeld Mobile App und dann in der Tableiste oben rechts auf die Ansicht für Daueraufträge und ungeplante Aufträge.

Indem Sie auf NICHT ZUGEORDNETE AUFTRÄGE klicken, können Sie ganz normal Einträge und sogar Berichte erstellen, die jedoch im Nachhinein von einem Koordinator einem vorhandenen oder neu angelegten Auftrag zugewiesen werden müssen.