Teil 4 Berichte und Einträge
4.1 Übersicht Berichte
Berichte werden für einzelne Arbeitsaufträge erstellt und gespeichert. Daher finden Sie die Berichte auch in der Übersicht zu Arbeitsaufträgen. Drücken Sie auf den Button Berichten (Klemmbrett) am rechten Rand ,
um einen neuen Bericht zu erstellen oder vorhanden Berichte anzusehen.
Wenn Sie für den Arbeitsauftrag bereits Berichte erstellt haben, werden diese in der linken Leiste angezeigt. Im unteren Bild ist zu erkennen, dass bereits ein Bericht vorhanden ist. Klicken Sie auf das Auge neben dem Bericht, um diesen zu betrachten.
Da dieser Bericht noch nicht synchronisiert wurde, kann er noch gelöscht werden. Klicken Sie auf den Mülleimer neben dem Bericht, um diesen zu löschen.
Sie können Berichte nur löschen, wenn diese noch nicht synchronisiert wurden. Berichte werden unabhängig davon, ob die Einträge bereits eingereicht oder nur als Entwurf gespeichert haben, bei jeder Synchronisation mit synchronisiert.
4.2 Erstellen von Berichten
Wählen Sie zunächst einmal einen der Verfügbaren Berichtsvorlagen aus, um einen neuen Bericht zu erstellen. Beachten Sie, dass die Berichtsvorlagen, nicht nur das Design bestimmen, sondern auch welche Eintragstypen darauf abgebildet werden können.
Nachdem Sie einen der Berichtstypen angewählt haben, klicken Sie auf WEITER.
In der nächsten Ansicht, sehen Sie die verfügbaren Einträge und Checklisteninstanzen in einer geordneten Liste, wobei abhängig von der gewählten Berichtsvorlage die meisten Einträge bereits angewählt sind.
Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf BERICHT ERZEUGEN.
Sie können einzelne Einträge und Checklisteninstanzen an- und abwählen. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, auf einen Arbeitsauftrag oder einen Arbeitsschritte zu klicken und damit alle zugehörigen Einträge für den Bericht an- und abzuwählen. Ebenfalls können Sie über die Symbole am oberen rechten Rand alle Einträge eines bestimmten Eintragstyps an- und abwählen.
Nachdem Sie auf BERICHT ERZEUGEN geklickt haben, wird Ihnen eine Vorschau des Berichts angezeigt. Sie können den Bericht nun nochmals überarbeiten, direkt speichern oder eine Unterschrift hinzufügen.
Unterschreiben Sie den Bericht nun in dem ausgewiesenen Feld. Nachdem Sie Ihre Unterschrift hinzugefügt haben, können Sie den Bericht entweder direkt speichern oder eine weiter Unterschrift hinzufügen.
Wenn Sie den Bericht unterschreiben, ist Ihr Name automatisch vorausgefüllt und das aktuelle Datum wird unter Ihrer Unterschrift eingefügt. Sie können im Feld NAME aber auch einen anderen Name eintragen oder das automatische Anfügen des Datums deaktivieren.
4.3 Weiterverarbeitung von Berichten
Nachdem Sie auf SPEICHERN (Diskette) gedrückt haben, wird ihnen der fertige Bericht nochmals angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit, den Bericht entweder als E-Mail zu versenden (Brief), auszudrucken (Drucker), in einem externen Programm zu öffnen (Pfeil) oder auf Ihrem Gerät zu speichern (Diskette) indem Sie auf das entsprechende Symbol oben rechts drücken.
Sie können aber auch mit der Pfeiltaste oben links wieder zurück zur Übersicht des Arbeitsauftrags gelangen. Ihr Bericht wird dann gespeichert und ist in der Berichtsübersicht zu finden.
4.4 Übersicht Einträge
In der Übersicht zu Projekten, Einsätzen, Daueraufträgen sowie Arbeitsaufträgen und Arbeitsschritten wird ihnen jederzeit der Button ÜBERSICHT EINTRÄGE angezeigt, über den sie bequem zur Übersicht aller zugehöriger Einträge gelangen.
In den Übersicht der Einträge können Sie diese nach Zeitraum sowie nach Eintragstyp filtern.
Sie finden am rechten Rand jeder Eintragszeile Informationen zum Synchronisationsstatus sowie den Button zum Betrachten der Einträge (Auge). Die Symbole haben die folgende Bedeutung:
Symbol | Beschreibung |
Der Eintrag wurde als Entwurf gespeichert und kann bearbeitet oder endgültig eingereicht werden. | |
Der Eintrag wurde eingereicht und kann nicht mehr bearbeitet werden. | |
Der Eintrag wurde vom Koordinator überprüft und bewilligt. | |
Der Eintrag wurde bereits archiviert. |
4.5 Bearbeiten von Einträgen
Wenn Sie einen Eintrag lediglich als Entwurf gespeichert haben oder der eingereichte Eintrag noch nicht synchronisiert wurde, können Sie diesen noch bearbeiten.
Drücken Sie dazu auf das BEARBEITEN Icon (Stift) am rechten Rand der Eintragszeile.
Die Bearbeitung der Einträge erfolgt genauso, wie auch schon beim Erstellen von Einträgen. Sie haben jedoch zusätzlich die Möglichkeit, einen Eintrag zu löschen, indem sie unten
links auf LÖSCHEN (Mülleimer) drücken.
Nachdem Sie die gewünschten Änderungen durchgeführt haben, können Sie den bearbeiteten Eintrag entweder speichern und bei der nächsten Synchronisation einreichen (SPEICHERN UND EINREICHEN) oder wieder nur als Entwurf speichern (ENTWURF SPEICHERN).